Rekrutacja a ochrona danych osobowych – część I

Rekrutacja pracowników jest procesem stosunkowo złożonym, który nierozerwalnie wiąże się ze zbieraniem dużej ilości informacji, w tym danych osobowych, dotyczących osób ubiegających się o pracę. Skoro rekrutacja wiąże się z przetwarzaniem danych kandydatów do pracy, osoby zajmujące się tym procesem powinny m.in. pamiętać o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.

Rekrutacja

 

Jakie dane osobowe można przetwarzać w procesie rekrutacyjnym ?

Zakres danych osobowych, jakie osoba rekrutująca może zażądać od kandydatów do pracy szczegółowo określa art. 221 § 1 Kodeksu Pracy. Zgodnie ze wskazanym art. Kodeksu rekruter może wymagać następujących informacji:

– imię (imiona) i nazwisko,

– imiona rodziców,

– data urodzenia,

– miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

– wykształcenie,

– przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Do przetwarzania powyższych danych osobowych nie jest wymagana zgoda kandydata, ponieważ ich przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełniania obowiązku wynikającego z przepisu prawa (podstawa prawna: art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.).

Zgoda na szerszy zakres danych

Wskazany w art. 221 § 1 Kodeksu Pracy zakres danych jest dość wąskim zakresem. Pracodawca może jednak poprosić kandydata o dostarczenie dodatkowych informacji niezbędnych z punktu widzenia procesu rekrutacji. Podstawą prawną, która umożliwi przetwarzanie tych danych w szerszym zakresie będzie wcześniej wyrażona przez kandydata zgoda (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Uzyskana zgoda na szerszy zakres danych kandydata nie uprawnia pracodawcy do żądania danych nieadekwatnych, nadmiernych lub niezwiązanych z celem przetwarzania, np. informacji o stanie cywilnym, orientacji seksualnej, nałogach czy też poprzednich zarobkach.

Bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia rekrutacji ma zakres wyrażonej przez kandydata zgody. W przypadku, gdy rekrut wyrazi zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celu rekrutacji na konkretne stanowisko pracy, pracodawca po zakończonym procesie rekrutacyjnym nie będzie posiadał podstawy prawnej umożliwiającej mu wykorzystanie danych kandydata w innych procesach rekrutacyjnych. W takim wypadku po zakończonej rekrutacji pracodawca zobowiązany jest usunąć wszystkie dane dotyczące kandydata.

Z odmienną sytuacją będziemy mieć do czynienia, gdy osoba ubiegająca się o pracę wyrazi zgodę na przetwarzanie jej danych na poczet aktualnej, jak i przyszłych rekrutacji. Pracodawca będzie mógł sięgnąć do CV kandydata w kolejnych rekrutacjach.

W kolejnej częściach niniejszego artykułu poruszone zostaną m.in. kwestie dot. postępowania z CV bez wyrażonej zgody, czy pracodawca może żądać od kandydata zdjęcia, referencji czy też zaświadczenia o niekaralności. Mowa będzie także m.in. o zabezpieczeniu dokumentacji rekrutacyjnej oraz jej niszczeniu.

Część II dostępna jest tutaj.

Może Ci się również spodoba