Rekrutacja a ochrona danych osobowych – część II

Rekrutacja a ochrona danych osobowych – w kolejnej części artykułu  poruszone zostaną m.in. kwestie dot. postępowania z CV bez wyrażonej zgody, a także odpowiemy sobie na pytanie, czy pracodawca może żądać od kandydata zdjęcia.  Wyjaśnimy także, czy przyszły pracodawca może żądać od aplikanta referencji czy też zaświadczenia o niekaralności.

recrut

CV bez klauzuli zgody

Dość często kandydaci zapominają dołączyć do swojego CV klauzuli zgody. Brak zgody nie przekreśla ich szans w procesie rekrutacyjnym. Pracodawca będzie mógł przetwarzać dane zawarte w CV, ale w tym wypadku powoływać się będzie na inną przesłankę legalizującą wskazaną przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, a mianowicie na prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych. Przetwarzanie danych osobowych w trakcie prowadzonego procesu rekrutacyjnego jest jak najbardziej usprawiedliwionym celem.

Zdjęcie

Zdjęcie na CV daje osobie przeprowadzającej rekrutację wiele dodatkowych informacji – wygląd, niepełnosprawność). Wskazany w art. 221 § 1 Kodeksu Pracy zakres danych nie obejmuje jednak zdjęcia kandydata. Niemniej jednak, osoba ubiegająca się o pracę może zadecydować o dołączeniu do CV swojego wizerunku. Wizerunek ten jednak nie może być wykorzystany w innym celu niż wyłącznie na poczet procesu rekrutacyjnego.

Przyszły pracodawca, wykorzystując zdjęcie kandydata w innym celu niż rekrutacja, musi się liczyć z konsekwencjami swojego działania, w tym z zarzutem naruszenia wizerunku, jako dobra osobistego.

Referencje

Pracodawca przeprowadzający rekrutację nie może także żądać od kandydatów wszelkiego rodzaju referencji, które mogły potwierdzić informacje zawarte w CV.  Tego typu działania mogłyby być potraktowane także jako naruszenie dóbr osobistych kandydata. Podobnie jak w przypadku zdjęć, przekazanie pracodawcy referencji może odbyć się wyłączenie na podstawie wyraźnej zgody kandydata. Bez uzyskanej zgody, osoba przeprowadzająca rekrutację nie ma prawa m.in. kontaktować się z poprzednimi pracodawcami w celu potwierdzenia informacji dotyczących osoby ubiegającej się o pracę.

Zaświadczenie o niekaralności

Pracodawca może wymagać zaświadczenia o niekaralności, ale tylko wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie kandyduje na stanowisko, dla którego szczególne przepisy prawa przewidują wymóg niekaralności. Wymóg niekaralności dotyczy takich grup zawodowych jak pracowników służby cywilnej, sędziów, prokuratorów, urzędników samorządowych, policjantów, strażaków, żołnierzy, inspektorów kontroli skarbowej, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, nauczycieli mianowanych i dyplomowanych, kierowców wykonujących transport drogowy, pracowników ochrony.

W przypadku, gdy kandydat nie ubiega się  o pracę na stanowisko, na którym nie ma wymogu niekaralności, przyszły pracodawca nie ma prawa żądać od niego przedstawienia wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Oczywiście osoba ubiegająca się o pracę sama może złożyć wraz  z dokumentami aplikacyjnymi zaświadczenie o niekaralności, ale wówczas musi dołączyć pisemną zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca, przeprowadzając proces rekrutacyjny powinien pamiętać także o innym obowiązku, tzw. obowiązku informacyjnym. Pracodawca musi m.in. poinformować kandydatów, kto będzie przetwarzał ich dane osobowe oraz w jakim celu. Jednak zdarzają się sytuacje, gdzie firma przeprowadzająca proces rekrutacyjny chce ukryć ten fakt przed swoimi konkurentami lub obecnymi pracownikami. Ogłoszenia o prace z ukrytą nazwą firmy nie zwalnia pracodawcy, jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe, z obowiązku poinformowania osób ubiegających się o pracę, kto będzie przetwarzał ich dane osobowe w procesie rekrutacyjnym oraz jakie uprawnienia przysługują aplikantom. Brak dopełnienia powyższego obowiązku przez pracodawcę może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Zobacz pierwszą część artykułu.

Już wkrótce zapraszamy na ostatnią część niniejszego artykułu.

Może Ci się również spodoba