Rekrutacja, a zasady RODO – zmiany w procesie pozyskiwania pracowników

Zmiany w procesie rekrutacji

„Rekrutacja – Stabilna firma z wieloletnią tradycją w branży zatrudni Inspektora Ochrony Danych”. Takie, lub o bardzo zbliżonej treści, ogłoszenia o pracę znaleźć można na dedykowanych portalach rekrutacyjnych lub skrzynkach pocztowych.

Czy dalsza treść takiego ogłoszenia, forma jego dystrybucji może być już dla potencjalnego IODy informacją o tym jak potencjalny pracodawca podchodzi do kwestii praw oraz ochrony danych osobowych, być może przyszłego pracownika?

Dla rozbudowanych organizacji, dysponujących zapleczem HR, które na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach, formalne dostosowanie procesu jakim jest rekrutacja do RODO nie powinno stanowić większego problemu. Co innego czuć mogą mali pracodawcy, na których spłynął zalew informacji o tym co im wolno a czego nie w kontaktach z przyszłym pracownikiem.

Rekrutacja

Rozszerzony obowiązek informacyjny

To niewątpliwie ten element procesu, którego konieczność modyfikacji będzie najbardziej widoczna. RODO wymusza, na administratorze danych, którym niewątpliwie jest przyszły pracodawca podanie szerokiego zakresu informacji już
w momencie zbierania danych (zgodnie z art. 13 treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Aby zadośćuczynić temu obowiązkowi warto z góry określić właściwe klauzule na formularzu CV, jaki chcemy otrzymać od kandydata.

Mechanizm taki zminimalizuje ryzyko niedopełnienia zasady rozliczalności wynikającej z RODO a zyskamy w ten sposób pewność,
że nasz kandydat zostanie poinformowany o:

• tożsamości i danych kontaktowych ADO, w tym jeśli ma to zastosowanie danych jego przedstawiciela,
• jeśli posiadamy danych naszego IODy (chociaż tego jak wiadomo dopiero szukamy),
• celach i podstawie prawnej przetwarzania (o której za chwilę),
• informacji o potencjalnych odbiorcach danych, oraz jeśli dotyczy o zamiarze ich przekazania do tzw. „państwa trzeciego”,
• okresie przechowywania danych lub kryteriach ustalenia tego okresu,
• prawach kandydata w szczególności do:

  • cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie,
  • dostępu, usunięcia, sprostowania, przeniesienia czy sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania podanych danych.

Nie należy zapominać o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz informowaniu o ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji (np. o zatrudnieniu), w tym profilowaniu. Szczególnie te ostatnie informacje mogą okazać się istotne gdy realizowana jest rekrutacja.

Nowa – stara zgoda na przetwarzanie

Art. 7 ust. 2 RODO wskazuje wyraźnie, że jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.

Przyszły pracodawca musi umieć jednoznacznie wykazać posiadanie zgody osoby, której dane dotyczą w sposób bezsporny. Powinien też zagwarantować możliwość jej odwołania w równie łatwej formie w jakiej nastąpiło jej wyrażenie.

To wyzwanie dla procesów i systemów przetwarzania wydaje się być jednym z większych jakie stawia RODO. Szczególnie biorąc pod uwagę ryzyko oraz konieczność właściwej identyfikacji podmiotów kierujących żądania. Żądania spełnienie praw, których katalog również ulegnie zmianie. Dobrze zaplanowany proces przetwarzania powinien dawać możliwość w szczególności do przeniesienia danych oraz niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Retencja danych a ponowne wykorzystanie CV

RODO jednoznacznie wymaga stosowania zasady czasowego ograniczenia przechowywania, która wymusza usunięcie lub anonimizację danych, których przetwarzanie nie jest już celowe.

Grupa Robocza ds. art. 29 – w opinii 2/2017 dotyczącej przetwarzania danych w stosunkach pracy, podkreśliła, iż co do zasady dane kandydatów powinny być usuwane w momencie, w którym pracodawca zadecyduje o niezłożeniu oferty zatrudnienia pracownikowi.
Jedyną „furtką” pozwalającą ponowne wykorzystanie nadesłanego CV jest umożliwienie kandydatowi podjęcia decyzji, czy chce aby jego aplikacja została ponownie wykorzystana w trakcie gdyby została ogłoszona ewentualna, kolejna rekrutacja. Decyzja taka powinna być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna – np. poprzez odpowiednią modyfikację klauzuli zgody. Warto jednak z góry określić maksymalny czas, w którym sytuacja taka może mieć miejsce.

Rekrutacja – czego żądać od kandydata?

cv

Stosowanie przepisów RODO od 25 maja 2018 roku spowoduje konieczność dostosowania struktury oraz procedur rekrutacji do nowych wymogów. Datowany na 28 marca 2018 r. projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewiduje również zmiany w prawie pracy. Propozycja zakłada modyfikację art. 221. §1. Kodeksu Pracy i zakłada możliwość uzyskania od kandydata następujących informacji:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę,
  • wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Ustawodawca zamierza również dopuścić, za zgodą kandydata, możliwość uzyskiwania innych niż w/w informacji ale tylko wtedy, gdy będzie to dla niego korzystne. Przyjęcie takiego założenia należy z jednej strony uznać za próbę ochrony praw przyszłych pracowników, z drugiej jednak, biorąc pod uwagę brak równowagi stosunków na linii pracownik-pracodawca, ciężko będzie jednoznacznie wykazać,w czym ewentualna korzyść się wyrazi, jeśli nie właśnie w ewentualnym zatrudnieniu.

Nie zwalnia to jednak przyszłego pracodawcy, ze stosowania zasady celowości przetwarzania danych, a więc zbierania ich tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne. Dlatego też szczególną ostrożność należy zachować w przypadku zbierania w trakcie rekrutacji danych biometrycznych jak chociażby wizerunku kandydata.

W szczególnych przypadkach o zakresie i możliwości zbierania konkretnych kategorii danych decydować będą przepisy szczegółowe. Dotyczy to chociażby sytuacji, gdy konieczna będzie weryfikacja niekaralności kandydata.
Każdy przyszły pracodawca pamiętać będzie musiał, że, zgodnie z projektem KP brak zgody, o której mowa powyżej lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika,
a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia (…).

Polecamy również: Jak przeprowadzić audyt zgodności z RODO.

Może Ci się również spodoba