
Wigilie, wyjazdy integracyjne i inne mniej lub bardziej formalne wydarzenia firmowe. Atmosfera, okoliczności, a często potrzeba samej organizacji stwarzają przestrzeń, by te firmowe eventy utrwalać – nagrywać i fotografować. Jak do tego podejść w świetle RODO, by pracodawca zgodnie z przepisami zadbał o ochronę wizerunku uczestników firmowych eventów?
Pracodawca planując nagrywanie lub fotografowanie przebiegu różnych firmowych imprez musi pamiętać, iż uwieczni również uczestników tych spotkań. Chcąc publikować zdjęcia i nagrania do realizacji swoich celów musi działać przede wszystkim w sposób nienaruszający prawa i wolności pracowników uczestniczących w eventach, w tym zadbać o ochronę ich wizerunku. Pomocne w tym będzie zebranie niezbędnych informacji o wydarzeniu. Informacje te pozwolą mu ustalić m.in. jaka będzie prawidłowa podstawa prawna przetwarzania danych, treść klauzuli informacyjnej oraz czy są też inne wymagania wynikające z odrębnych przepisów prawa. Powinien zatem ustalić m.in.:
Ponieważ wizerunek pracowników jest daną osobową (art.4 ust.1 RODO), a publikacja, czyli rozpowszechnianie jest jej przetwarzaniem (art.4 ust.2 RODO) należy je chronić. Kwestie związane z ochroną wizerunku są obecnie regulowane przez:
Podstawą przetwarzania wizerunku może być jedna z przesłanek legalizujących wynikających z art. 6 ust. 1 RODO, np. zgoda, czy prawnie uzasadniony interes administratora. Zgoda jednak nie zawsze jest konieczna – zgodnie z Pr.Aut.art.82.ust.2 są 3 wyjątki od w/w reguły:
W zależności od charakteru zdjęć, a raczej wizerunku osób, które na zdjęciach się znalazły mogą wystąpić dwa scenariusze.
Jeżeli impreza firmowa ma charakter zbiorowy – masowy, (targi, wyjazd integracyjno-szkoleniowy/konferencja), a na zdjęciu wizerunek pracownika/ów stanowią jedynie szczegół/y przedstawianej całości można odwołać się do w/w wyjątku (Pr.Aut.art.81.ust.1 tj.:” pracownik stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, itp.”) czyli publikować zdjęcia bez zgody pracowników. Przetwarzanie wizerunku w tym kontekście oprze się na przesłance legalizującej art.6.ust.1 lit.f „niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora”. Publikacja bez zgody pracowników nie zwalnia jednak pracodawcy ze spełnienia obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników (art.13 RODO).
Jeżeli zdjęcia są kadrowane, a osoby fotografowane są głównym celem/obiektem fotografującego, oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku jest bezwzględnie konieczne.
Dotyczy to wszelkich eventów i wydarzeń firmowych, w których zdjęcia będą miały personalny charakter, a osoby, których wizerunek będzie widoczny nie stanowić będą tylko elementów lub tła dla firmowych wydarzeń. W takich sytuacjach zgodę należy zbierać każdorazowo z uwagi na fakt, że zgoda nie może być wątpliwa i osoba musi być świadoma miejsca, czasu i charakteru swojego wizerunku. Zgody można zbierać równocześnie z wpisywaniem się uczestników na listę obecności pod konkretne wydarzenie. Należy pamiętać, że zgoda jest dobrowolna, tak więc udział w wydarzeniu nie można warunkować wyrażeniem zgody.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |