Procedura realizacji usług szkoleniowych

Kompleksowy program zarządzania jakością I.     Organizacja usług szkoleniowych

• Organizator szkolenia realizuje szkolenia otwarte oraz szkolenia zamknięte realizowane na zlecenie zamawiającego.
• Schemat realizacji szkoleń otwartych prowadzonych przez firmę:
  • identyfikacja potrzeb szkoleniowych,
  • przygotowanie i sprecyzowanie oferty szkolenia,
  • określenie celów szkolenia,
  • wybór kadry szkoleniowej w tym trenera zgodnie z wymogami wewnętrznymi firmy,
  • rekrutacja,
  • potwierdzenie miejsca szkolenia oraz jego przygotowanie merytoryczne,
  • przeprowadzanie szkolenia,
  • podsumowanie i ewaluacja,
  • rozliczenie.
• W przypadku szkoleń otwartych po zakończonym procesie rekrutacji pracownik firmy przed rozpoczęciem realizacji szkolenia kontaktuje się z uczestnikami szkolenia telefonicznie bądź drogą mailową w celu przekazania informacji na temat terminów oraz ewentualnych dalszych etapów uczestnictwa w szkoleniu.
• Schemat realizacji szkoleń zamkniętych prowadzonych przez firmę:
  • badanie potrzeb szkoleniowych w postaci zamówienia zleceniodawcy,
  • określenie celów szkolenia,
  • rekrutacja,
  • wybór kadry szkoleniowej,
  • wybór miejsca szkolenia oraz jego przygotowanie merytoryczne,
  • przeprowadzanie szkolenia,
  • podsumowanie i ewaluacja,
  • rozliczenie.
• W przypadku realizacji szkoleń współfinansowanych ze środków zewnętrznych analiza potrzeb, charakterystyka grupy docelowej oraz cele szkolenia ujęte są we wniosku o dofinansowanie projektu.
• W przypadku szkoleń realizowanych na podstawie zamówienia publicznego, analiza potrzeb, charakterystyka grupy docelowej oraz cele szkolenia ujęte są w SIWZ i/lub Przedmiocie zamówienia
• Realizacja każdego prowadzonego przez firmę szkolenia poprzedzona jest badaniem potrzeb uczestników w postaci przeprowadzonej diagnozy potrzeb szkoleniowych, która zawiera informacje na temat kompetencji rozwijanych w trakcie szkolenia oraz oczekiwań uczestnika lub podmiotu zamawiającego w szczególności dotyczące pożądanych rezultatów szkolenia i obszaru ich stosowania.
• Cele uczenia się oferowanych szkoleń zawarte w programach szkoleń są prezentowane w formie opisu efektów uczenia się dla uczestnika oraz sformułowane w sposób mierzalny.
• Uczestnicy szkolenia otrzymyją materiały zawierające podsumowanie treści szkolenia i odwołania do źródeł wiedzy, na której zostało ono oparte. Przed realizacją każdego szkolenia opiekun merytoryczny sprawdza materiały szkoleniowe.
• Oferowane przez firmę materiały wspomagające kształcenie są wykorzystywane w sposób respektujący prawo autorskie, co obejmuje w szczególności przywołanie ich autora i źródła.
• Realizowane przez firmę szkolenia wykorzystują różnorodne, angażujące uczestników metody kształcenia i są̨ dostosowane do specyfiki sytuacji uczących się osób dorosłych. Stosowane metody są̨ adekwatne do deklarowanych rezultatów, treści szkolenia oraz specyfiki grupy.
• Firma stosuje do wszystkich szkoleń procedurę oceny efektów uczenia się, uwzględniającą badanie opinii uczestników w postaci raportów ewaluacyjnych sporządzanych na podstawie ankiet ewaluacyjnych przekazywanych uczestnikom. Raporty zawierające ocenę efektów uczenia się udostępniane są kadrze prowadzącej dane szkolenie, a w przypadku szkoleń zamkniętych również zlecającej je instytucji.
• Firma zapewnia uczestnikom wsparcie w utrwalaniu efektów uczenia sie w formie możliwości osobistych lub dystansowych konsultacji z kadrą trenerską do 30 dni od ukończenia szkolenia.

II.    Kompetencje i rozwój kadry szkoleniowej

• Każde szkolenie realizowane przez firmę objęte jest nadzorem opiekuna merytorycznego odpowiedzialnego za zapewnienie rzetelności treści i adekwatnych do celów metod pracy. Funkcja ta może być pełniona przez osobę prowadzącą szkolenia.
• Osoba pełniąca rolę opiekuna merytorycznego musi spełniać łącznie następujące warunki:
  • posiada min. 2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie odpowiednim do tematyki nadzorowanych szkoleń lub zrealizował w tym zakresie 200 godzin szkoleń,
  • dysponuje wykształceniem w zakresie odpowiednim do tematyki szkolenia.
• Wszyscy członkowie kadry szkoleniowej posiadają̨ doświadczenie zawodowe lub wykształcenie odpowiednie do zakresu tematycznego prowadzonych szkoleń.
• Każda z osób należących do kadry szkoleniowej firmy spełnia co najmniej jeden z wymienionych poniżej warunków:
  • ukończyła trwający min. 60 godzin kurs dydaktyczny lub przygotowujący do kształcenia dorosłych,
  • dysponuje przyznanym przez zewnętrzną instytucję certyfikat potwierdzający posiadane kompetencje,
  • posiada 200 godzin doświadczenia zakresie w edukacji osób dorosłych.
• Firma prowadzi ocenę kadry szkoleniowej w sposób uwzgledniający teoretyczną i praktyczną wiedzę z zakresu tematyki szkoleń oraz kompetencje społeczne i metodyczne związane z kształceniem dorosłych. Analogiczne kryteria są stosowane w odniesieniu do rekrutacji, o ile jest prowadzona. Kompetencje opiekuna merytorycznego/trenera muszą zostać zweryfikowane na etapie wyboru kadry szkoleniowej.
• Oceny kompetencji dokonuje się na podstawie dokumentów przedstawionych przez kandydata na opiekuna merytorycznego/trenera, tj. CV, dyplomów, certyfikatów, nabytych uprawnień, zaświadczeń o realizacji szkoleń i kursów itp.

III.   Infrastruktura, organizacja i obsługa klienta

• Oferowane przez firmę szkolenia odbywają się w pomieszczeniach spełniających warunki zgodne ze Standardem SUS 2.0.
• W przypadkach gdzie jest to uzasadnione wyjątkową formą pracy, wynikającą z przyjętych celów i metod kształcenia dopuszczalna jest realizacja szkoleń nie spełniających części warunków zawartych w standardzie.
• Firma stosuje procedurę reklamacji dotyczącą sytuacji, w których szkolenie nie spełniło oczekiwań odbiorców.
• W przypadku niezadowolenia uczestnika z danego szkolenia może on złożyć skargę ustna skierowaną do trenera lub koordynatora organizacyjnego lub innego pracownika firmy zaangażowanego w realizację szkolenia. W przypadku złożenia reklamacji musi ona zostać sporządzona w formie pisemnej zgodnie z procedurą reklamacji.
• W przypadku, gdy szkolenie nie zostanie zrealizowane lub było zakłócone z nieprzewidzianych i niezależnych od firmy powodów - firma zaproponuje uczestnikom do wyboru inny termin/terminy, w których usługa będzie wykonana zgodnie z procedurą postepowania w wypadku pojawienia się nieprzewidzianych trudności.
• Firma publikuje na stronie internetowej www.proxymo.pl informacje o swojej koncepcji działania zawierającą misję, cele, wartości, obszary tematyczne szkoleń, metody kształcenia czy kierunki doskonalenia i rozwoju.

IV.   Zarządzanie jakością usług szkoleniowych

• Firma publikuje na stronie internetowej www.proxymo.pl aktualny katalog oferowanych szkoleń zawierający informacje o programach nauczania oraz dotychczas zrealizowanych projektach szkoleniowych.
• Dokumentacja szkoleniowa prowadzona przez firmę, dokumentująca proces szkolenia, zawiera co najmniej: program, listę̨ obecności, materiały szkoleniowe przekazane uczestnikom, ankiety ewaluacyjne, testy (wybrane szkolenia), oraz certyfikaty wydane uczestnikom.