REJESTRACJA ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH – JAK LEGALNIE OMINĄĆ OBOWIĄZEK ?

Czy nam się podoba czy też nie, większość z nas przetwarza dane osobowe – czy zatem obowiązuje nas rejestracja zbiorów danych osobowych ? Dopóki przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celach osobistych czy domowych, nie musimy martwić się obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie danych osobowych.

rejestracja zbiorów danych osobowych

Inaczej rzecz się ma w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Administrator danych osobowych musi spełnić wiele ustawowych obowiązków, w tym zgłaszanie zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Na szczęście występują wyjątki, gdy nie będziemy musieli zgłaszać zbiorów do GIODO.

Rejestracja zbiorów danych osobowych

rejestracja zbiorów danych osobowych

Od 1 stycznia 2015 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zwolnienia z obowiązku jakim jest rejestracja zbiorów danych osobowych. Zgłoszeniu nie będą podlegały zbiory, prowadzone wyłącznie w wersji papierowej. Jest jeden warunek. Takie zbiory nie mogą zawierać danych wrażliwych, czyli takich, które ujawniają pochodzenie etniczne lub rasowe, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność związkową, wyznaniową lub partyjną, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach, życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatach karnych, a także o innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu administracyjnym lub sądowym.

Powołanie Administratora Bezpieczeństwa Informacji

Istnieje również inny sposób na ominięcie obowiązku zgłoszenia zbiorów przetwarzanych zarówno w wersji tradycyjnej (papierowej) jak i elektronicznej. Wystarczy, że administrator danych osobowych powoła administratora bezpieczeństwa informacji, a następnie zgłosi go do rejestracji GIODO. Ale i tutaj jest postawiony warunek, iż zwolnienie obejmuje wyłącznie zbiory, które nie zawierają danych wrażliwych.

A co w przypadku, gdy administrator danych osobowych nie będzie chciał powołać administratora bezpieczeństwa informacji ? Czy będzie go dotyczyła rejestracja zbiorów danych osobowych ? Nie wszystkich – ustawa w art. 43 przewiduje wiele wyjątków od tej zasady. Rejestracji m.in. nie będą podlegały zbiory przetwarzane:

– w związku z zatrudnieniem lub świadczeniem usług na podstawie umów cywilno-prawnych,

– w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej,

– w zakresie drobnych, bieżących spraw życia codziennego, np. księga przepustek.

Jeżeli administrator danych osobowych nie znajdzie prawnego zwolnienia z obowiązku rejestracji, pozostaje mu wypełnić zgłoszenie w wersji papierowej lub elektronicznej i wysłać do GIODO. Przygotowanie wniosku zajmuje niewiele czasu i nie jest trudne. Zawsze można zlecić przygotowanie wniosków rejestracyjnych specjalistom, np. firmie Proxymo 😉

Polecamy także artykuł Zgłaszanie zbiorów dotyczących programu 500+

 

Może Ci się również spodoba