Ochrona wizerunku
Wigilie, wyjazdy integracyjne i inne mniej lub bardziej formalne wydarzenia firmowe. Atmosfera, okoliczności, a często potrzeba samej organizacji stwarzają przestrzeń, by te firmowe eventy utrwalać – nagrywać i fotografować. Jak do tego podejść w świetle RODO, by pracodawca zgodnie z przepisami zadbał o ochronę wizerunku uczestników firmowych eventów?
Pracodawca planując nagrywanie lub fotografowanie przebiegu różnych firmowych imprez musi pamiętać, iż uwieczni również uczestników tych spotkań. Chcąc publikować zdjęcia i nagrania do realizacji swoich celów musi działać przede wszystkim w sposób nienaruszający prawa i wolności pracowników uczestniczących w eventach, w tym zadbać o ochronę ich wizerunku. Pomocne w tym będzie zebranie niezbędnych informacji o wydarzeniu. Informacje te pozwolą mu ustalić m.in. jaka będzie prawidłowa podstawa prawna przetwarzania danych, treść klauzuli informacyjnej oraz czy są też inne wymagania wynikające z odrębnych przepisów prawa. Powinien zatem ustalić m.in.:
- jakiego rodzaju event jest organizowany? (szkolenie, targi, konferencja)?
- jaki charakter będzie zdjęć i nagrań?
- kto będzie wykonywać i równocześnie będzie w posiadaniu zdjęć/nagrań? (tylko pracodawca, czy firma zewnętrzna, fotograf, organizatorzy eventu, itp.?)
- w jakim celu zdjęcia będą publikowane? (udokumentowanie, archiwizacja, promowanie marki, informowanie)?
- gdzie zdjęcia mają zostać publikowane i w jaki sposób? (np. socialmedia, wewnętrzny intranet, katalogi, ulotki, strona internetowa, inne?)
- jaki będzie czas publikacji w poszczególnych mediach?
Przepisy dotyczące wizerunku
Ponieważ wizerunek pracowników jest daną osobową (art.4 ust.1 RODO), a publikacja, czyli rozpowszechnianie jest jej przetwarzaniem (art.4 ust.2 RODO) należy je chronić. Kwestie związane z ochroną wizerunku są obecnie regulowane przez:
- na dużym poziomie ogólności – RODO (art4.ust1 i 2 RODO)
- ustawę o Prawach autorskich i prawach pokrewnych (art.81 ust.1 i ust.2)
- Kodeks Pracy (art. 111 Kodeksu Pracy), z którego wynika zasada poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika w tym właśnie wizerunku
- Kodeks Cywilny (art.23 i 24 K.C.), z którego wynika, że wizerunek jest dobrem osobistym człowieka i podlega ochronie.
Podstawą przetwarzania wizerunku może być jedna z przesłanek legalizujących wynikających z art. 6 ust. 1 RODO, np. zgoda, czy prawnie uzasadniony interes administratora. Zgoda jednak nie zawsze jest konieczna – zgodnie z Pr.Aut.art.82.ust.2 są 3 wyjątki od w/w reguły:
- wizerunek został utrwalony podczas sesji fotograficznej, za którą pracownik otrzymałby umówioną zapłatę
- utrwalany jest wizerunek osoby powszechnie znanej, jeżeli zdjęcie wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych – społecznych, politycznych lub zawodowych
- pracownik stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, itp.
W zależności od charakteru zdjęć, a raczej wizerunku osób, które na zdjęciach się znalazły mogą wystąpić dwa scenariusze.
Pierwszy scenariusz
Jeżeli impreza firmowa ma charakter zbiorowy – masowy, (targi, wyjazd integracyjno-szkoleniowy/konferencja), a na zdjęciu wizerunek pracownika/ów stanowią jedynie szczegół/y przedstawianej całości można odwołać się do w/w wyjątku (Pr.Aut.art.81.ust.1 tj.:” pracownik stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, itp.”) czyli publikować zdjęcia bez zgody pracowników. Przetwarzanie wizerunku w tym kontekście oprze się na przesłance legalizującej art.6.ust.1 lit.f „niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora”. Publikacja bez zgody pracowników nie zwalnia jednak pracodawcy ze spełnienia obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników (art.13 RODO).
Drugi scenariusz
Jeżeli zdjęcia są kadrowane, a osoby fotografowane są głównym celem/obiektem fotografującego, oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku jest bezwzględnie konieczne.
Dotyczy to wszelkich eventów i wydarzeń firmowych, w których zdjęcia będą miały personalny charakter, a osoby, których wizerunek będzie widoczny nie stanowić będą tylko elementów lub tła dla firmowych wydarzeń. W takich sytuacjach zgodę należy zbierać każdorazowo z uwagi na fakt, że zgoda nie może być wątpliwa i osoba musi być świadoma miejsca, czasu i charakteru swojego wizerunku. Zgody można zbierać równocześnie z wpisywaniem się uczestników na listę obecności pod konkretne wydarzenie. Należy pamiętać, że zgoda jest dobrowolna, tak więc udział w wydarzeniu nie można warunkować wyrażeniem zgody.
